Control de preinscripciones para mi colegio
Las preinscripciones en un colegio son un proceso que se realiza de forma anticipada, y en ocasiones, de forma paralela al curso normal de un ciclo escolar. Esto es, existe un curso corriendo en su periodo normal y al mismo tiempo se están agregando nuevas inscripciones a un ciclo o curso futuro. El control de las preinscripciones supone un conjunto de tareas que permiten interactuar de forma simultánea con varios ciclos escolares. El periodo de preinscripciones aplica tanto para alumnos que ya están cursando un ciclo escolar, como para nuevos alumnos o prospectos interesados en darse de alta en el colegio.
El proceso y requerimiento de datos es diferente dependiendo del caso, para estudiantes que ya cursan un ciclo escolar, normalmente solo se realiza una actualización de datos generales, se confirma el siguiente nivel y/o grado escolar, y se cubren las cuotas pertinentes. Para el caso de alumnos nuevos o prospectos, se requiere recabar un mayor número de datos y, en algunos casos, se obtiene información sobre medios de contacto y publicidad. Para este tipo de proceso se incurre en la ejecución de tareas propias de un sistema CRM escolar.
¿Por qué tener un control de preinscripciones?
Tener un control de preinscripciones efectivo habilita a los administradores y directores con información que permiten proyectar y planear múltiples aspectos de la operación del colegio. Por ejemplo, calcular el número de salones y profesores para la impartición de clases, generación de horarios y conformación de grupos. También es posible realizar y ajustar presupuestos sobre ingresos y egresos de recursos monetarios, planear adquisición de equipo, tecnología y recursos humanos.
De igual modo, contar con un control de inscripciones y reinscripciones facilita a los estudiantes y padres de familia realizar y confirmar su estatus escolar para el siguiente ciclo escolar. Un control dinámico de inscripciones debe poner a la mano de los usuarios herramientas que permitan ejecutar este tipo de tareas de forma remota a través de medios digitales y de forma autónoma.
Es fundamental que el control de preinscripciones mantenga una vista unificada de los datos capturados ya sea por parte de los usuarios del colegio, o bien, desde las herramientas en línea utilizadas por los padres de familia.
El CRM para escuelas de Interschool facilita todas estas tareas y la realiza de forma efectiva, en tiempo-real y a través de múltiples medios de acceso. Al mismo tiempo ofrece datos estadísticos sobre el curso de las preinscripciones y captación de nuevos alumnos.
