Cómo puedes mejorar tus finanzas escolares a través de una plataforma de cobranza
El control del proceso de cobranza dentro de los colegios es una tarea crucial para mantener la operación y permanencia. Es fundamental para un colegio conocer en todo momento la situación de las finanzas escolares con respecto a los cargos aplicados a los alumnos, es decir, es fundamental saber en todo momento quiénes han pagado sus cuotas, incluyendo todos los detalles de los movimientos; por ejemplo: fechas, importes, medio de pago y cualquier cantidad adicional calculado al momento del registro, como descuentos, recargos y aplicación de becas.
De igual forma, el colegio debe contar con reportes y estadísticas para conocer la cartera vencida incluyendo deudores e importes pendientes de pago. Con esta información, el colegio puede enviar notificaciones hacia los tutores cuyo estado de cuenta se encuentra en situación de deudor. La información que se envía y comparte con la persona responsable de cubrir las cuotas escolares, esta información debe contener todos los detalles sobre el estado de cuenta del mismo, montos, fechas de vencimiento y recargos aplicables, con el propósito de invitar al usuario a cubrir cualquier adeudo pendiente. En este mismo sentido, es deseable que la plataforma de cobranza pueda enviar esta información de forma automática, preferentemente en formatos digitales, hacia los padres y madres de familia. Existe evidencia que este tipo de mecanismos reducen significativamente la cartera vencida de los colegios, ayudándoles a tener una mejor captación de recursos en tiempos más cortos. Un sistema de cobranza debe incluir mecanismos que permitan a los tutores cubrir las cuotas escolares de forma sencilla y usando diferentes medios y métodos de pago, como son, transferencias electrónicas, depósitos bancarios referenciados y pagos con tarjetas de débito y crédito.
Adicionalmente a los medios de pago electrónicos, los colegios pueden contar con cajas de cobro dentro de las instalaciones del mismo, donde se pueden recibir pagos en efectivo y tarjetas bancarias. En estos casos, la plataforma de cobranza debe cumplir con funcionalidad específica para este tipo de operación, en general, debe registrar todos los movimientos de cobros realizados, especificando toda la información asociada a cada uno de ellos. También debe proporcionar procedimientos para generar cortes de operación, arqueos, retiros y/o cualquier movimiento de efectivo realizado en la caja. Toda esta información debe ser reflejada en un sistema de auditoría donde sea posible rastrear cada movimiento realizado. Todo esto con el propósito de facilitar el pago de cuotas a los tutores, y tener un control exacto de las operaciones, reduciendo al máximo los fraudes por mal manejo de la gestión de cobros y control de efectivo.
Para mejorar un sistema de administración escolar en conjunto con una plataforma integral de cobranza de un colegio es importante asegurarse que cumpla o cubra con estos requerimientos, y más importante aún, que dicha plataforma siga y se adapte completamente al modelo de operación del colegio.
Implementar un sistema digital de cobranza que cubra de forma integral los requerimientos de información y procesos administrativos permite automatizar procesos tediosos y repetitivos y mejora significativamente los servicios hacia los padres de familia y tutores. Al mismo tiempo, permite al colegio mantener un control exacto del flujo de efectivo así como entradas y salidas en cuentas y bancos (finanzas escolares)
Es importante que la plataforma seleccionada se adapte íntegramente al modelo y procesos internos del colegio. En particular, debe ofrecer funcionalidad que permita un flujo de pagos efectivo, transparente y seguro para todos los usuarios.
En general, una plataforma integral de gestión de cobranza automatiza la carga de conceptos o cuotas, el cálculo de recargos, descuentos y becas, así como el registro y aplicación de pagos. Al mismo tiempo debe ofrecer al padre de familia accesos para cubrir las cuotas escolares y facturación en línea, así como consultas personalizadas sobre información de su estado de cuenta.
