Administración escolar: Cómo puedo identificar las transferencias interbancarias

Uno de los medios de pago que ha ganado popularidad es el uso de transferencias interbancarias, esto es debido a que la gran mayoría de los bancos está en este sistema de pagos que controla el Banco de México.

Normalmente este tipo de servicio se realiza desde las aplicaciones de banca electrónica de los bancos participantes, para utilizar este tipo de servicio basta con tener la clabe interbancaria de la cuenta donde queremos realizar la transferencia de fondos. En principio es muy sencillo realizarlo del lado del tutor o alumno, sin embargo, para el departamento de cobranza puede ser una tarea complicada en tanto que la identificación de pagos se tiene que hacer manualmente. Esta situación empeora cuando hay un alto número de transferencias con importes iguales o similares.

En algunos casos, los colegios piden a los depositantes utilizar un tipo referencia alfanumérica para identificar dichos pagos, pese a esto, dado que dicha referencia puede no ser obligatoria en el portal o aplicación móvil del banco, el usuario puede o no incluir dicha referencia, o en algunos casos, capturar cualquier valor, todo esto hace difícil la identificación única pagos.

Para poder identificar las transferencias interbancarias es necesario contar con alguno de estos servicios o mecanismos:

  • Contratar un servicio de administración escolar que permita generar clabes interbancarias únicas para cada estudiante y/o tutor.
  • Implementar un servicio de pago referenciado cuya referencia sea una clabe interbancaria en sí.
  • Solicitar al banco que la referencia sea un campo obligatorio y que cuente con una distribución específica.

En todos los casos, es fundamental que dicho servicio ofrezca mecanismos automáticos para descargar o consultar dichos pagos en tiempo real, y que puedan ser aplicados a los estados de cuenta de los estudiantes.

En general un sistema de cobro a través de transferencias interbancarias es muy apropiado para los colegios porque pueden reducir significativamente las tareas manuales de identificación y aplicación de pagos, sólo es indispensable que dicho sistema cuente con estas características.

Notas finales

El uso de transferencias interbancarias ha ganado terreno frente a otros medios de pago. Esto debido a su fácil aplicación y accesibilidad. Solo es necesario contar con una clabe interbancaria y algún servicio de banca en línea. Sin embargo, en muchos casos, la escuela cuenta con solo una clabe interbancaria que comparte con sus tutores en donde realizan sus pagos. Esto trae a la escuela una carga administrativa en tanto que tiene que existir una reconciliación manual para identificar y aplicar dichos pagos. Para una eficaz aplicación de estos sistemas electrónicos de pago, es crucial contar con una plataforma de cobranza que cumpla con los requerimientos de operación que permitan la identificación precisa de los pagos así como la aplicación automática hacia los estados de cuenta.

Un ejemplo de este tipo de sistemas de control escolar es la plataforma Interschool, en donde es posible asignar una clabe interbancaria personal para cada alumno. Con esto, la tarea de identificación y aplicación de pagos se realiza de forma automática, reduciendo drásticamente el esfuerzo manual en la reconciliación de pagos. Más aún, en Interschool dicha aplicación de administración escolar de pagos ocurre en fracción de segundos.

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