Por qué deberías usar un sistema de control de recursos financieros que permita la consulta de estados de cuenta en un centro escolar

Un sistema de control de recursos financieros sobre el estado de cuenta de cada alumno, puede ser diverso y cambiar constante y dinámicamente. Esta información es el resultado de los movimientos de cargos, pagos, recargos, descuentos y becas aplicados a los conceptos por pagar, los cuales normalmente responden a diferentes importes y fechas de acuerdo a cada alumno en particular.

Por el ritmo de variación que pueden tener estos datos, es muy importante que dicha información esté siempre disponible para su consulta hacia los tutores, estudiantes o personas responsables de los pagos y cuotas correspondientes a los alumnos dentro del colegio, ya que solo así se podrá tener un eficiente control de recursos financieros. Conocer dicha información en tiempo real permite a dichos tutores o responsables de pago tomar decisiones sobre los momentos indicados para la realización de cada pago en efectivo o de transferencias bancarias, ya que a través de esta información el tutor puede conocer los importes específicos de cada cargo, así como las fechas exactas de vencimiento y cualquier monto adicional por concepto de pagos tardíos, o inclusive cualquier descuento aplicable en función a la fecha de pago. De está manera, aumenta significativamente el flujo de pagos en tiempo y forma, reduciendo la cartera vencida, esto, al final del día, es una enorme ventaja para las finanzas del colegio.

Beneficios de control de recursos financieros

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Dotar al tutor o padre de familia con información oportuna sobre la situación de pagos y cargos de sus alumnos, representa una gran ventaja en tanto que les permite realizar pagos de manera oportuna con importes exactos y en las fechas indicadas. Toda esta información debe ser proporcionada preferentemente a través de medios electrónicos y digitales que aseguren consultas en tiempo real y que reflejen información completamente actualizada. Por ejemplo, a través de portales o páginas web, servicios de respuesta automáticos como chatbots, aplicaciones móviles para celulares y tabletas, a través de mensajes de texto y/o whatsapp. Siguiendo está línea, debe ser posible enviar información de forma periódica como recordatorios de pago y próximos vencimientos de forma autónoma y filtrada, es decir, los destinatarios deben ser únicamente aquellos con algún pendiente de pago ya sea próximo a vencer o vencido.

Mantener el estado de cuenta accesible al padre de familia o tutor, permite a éste conocer las fechas de vencimiento, descuentos y recargos aplicables. Indirectamente, esta información sirve como un recordatorio implícito de pago que agiliza los procesos de cobranza y conciliación.

Bajo esta óptica, los colegios deben contar con un sistema de control de recursos financieros y un sistema de administración escolar, así como; alguna plataforma que garantice al 100% todos estos requerimientos, este es el caso perfecto donde Interschool ofrece una enorme variedad de herramientas para cubrir totalmente cada uno de estos requerimientos de forma sencilla y accesible.

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