Sistema integral de control escolar: Ventajas de recibir pagos a través de múltiples medios

Hoy en día existen numerosos medios para recibir pagos sobre servicios y cuotas escolares. Esta situación debe ser aprovechada por los colegios, ya que, trae diversos beneficios que se pueden traducir en un mejor servicio al cliente y en una reducción de la cartera vencida.

Dentro de la oferta tecnológica de recepción y automatización de pagos podemos encontrar aquéllos que usan, de algún modo, la infraestructura bancaria. Por otra parte existen medios que utilizan los servicios de tiendas departamentales y de conveniencia. Por último, existen otros tradicionales como los cobros en efectivo, cheques y vales que se realizan directamente en la caja del colegio.

Hay diferentes factores que pueden determinar los medios de recepción de pagos idóneos para cada colegio, entre estos podemos mencionar los siguientes:

  • El número de alumnos inscritos.
  • El modelo operacional y funcional del sistema de gestión escolar.
  • Datos demográficos de la población escolar.
  • Ubicación física del colegio.

Cuando el número de alumnos inscritos es alto (e.g., más de 500 alumnos) es mandatorio implementar medios de pago que al menos se puedan reportar o cargar de forma automática. Esto es, debe existir algún mecanismo que permita importar dichos cobros hacia el sistema de control escolar, esto es, usando archivos de texto o excel, o bien, conexiones hacia las cuentas concentradoras de forma automática. También es fundamental que dichos movimientos sean completamente identificables tanto de forma manual como sistematizada.

Otro aspecto que puede determinar la selección de los modelos de cobro es el tipo o funcionalidad ofrecida por el sistema de control escolar. Aquí identificamos sistemas que ya cuentan con implementaciones de servicios digitales de cobro, como son pagos por tarjetas bancarias, transferencias interbancarias y líneas de captura bancarias. En contraste, existen sistemas que no cuentan con dichas implementaciones o conexiones en donde su implementación puede tener costos muy elevados para el colegio.

Los datos demográficos de la población escolar son un excelente indicador que ayuda a una óptima selección de los medios de pago que puede aceptar el colegio, es decir, ocupación general de los tutores, edad promedio, ingreso mensual, localización geográfica de los hogares. Por ejemplo, cuando la ocupación general de los tutores se realiza en oficinas, éstos tienden a utilizar más los servicios bancarios, como son transferencias y pagos con tarjetas. En contraste, las personas que no realizan actividades en oficinas y corporativos suelen utilizar frecuentemente los servicios de tiendas de conveniencia. En este mismo sentido, la mayoría de los adultos mayores prefieren realizar pagos en efectivo.

Medios de pagos para la recepción de cuotas por servicios educativos

  • Efectivo y cheques en caja e instalaciones del colegio.
  • Tarjeta de débito/crédito en caja a través de terminal o punto de venta bancario.
  • Pago en ventanilla del banco usando referencias o líneas de captura bancarias.
  • Transferencia simple, cuenta clabe general del colegio.
  • Transferencia avanzada usando clabes personalizadas para cada alumno.
  • Tarjetas bancarias a través del portal de pagos del colegio.
  • PayPal, NetPay.

Ventajas y desventajas de múltiples medios de recepción de pagos

    • El efectivo simplifica significativamente el proceso de registro de pagos, ayuda en temas de liquidez inmediata y control interno fiscal. Sin embargo, en la mayoría de los actos fraudulentos se involucra el uso de efectivo.
    • Los pagos en ventanilla tienen la ventaja que pueden realizarse usando diferentes formas de pago, y si además el usuario es cuentahabiente del banco en cuestión, puede hacer depósitos de cuenta a cuenta y a través de la banca electrónica. La principal desventaja es que pueden tener un costo muy elevado, éste es por transacción y va en función del número de cobros recibidos en este medio. Igualmente, tiene la desventaja que el tiempo de notificación de recepción de cobros tiene normalmente un desfase de al menos 24 horas, es decir, es necesario esperar dicho tiempo para poder ver reflejado, y en su caso, aplicado el pago al estado de cuenta del alumno.
    • El uso de tarjetas bancarias aumenta los montos de recaudación y disminución de la cartera vencida por la facilidad de uso y aprovechamiento de créditos y promociones. Otra ventaja, es que éstas se pueden usar en-línea, esto es, directamente en el portal del colegio. Una desventaja es la comisión que puede llegar a cobrar la institución financiera, normalmente ésta es un porcentaje sobre el monto total del pago, esto puede ser muy desventajoso en pagos anuales y con montos elevados. También es factor determinante la confianza que pueden tener los usuarios hacia este tipo de servicios por temas de seguridad, privacidad y posibles fraudes.
    • La transferencia simple tiene la ventaja que no tiene ningún costo asociado, sin embargo, no es posible identificar de forma sistemática la pertenencia de los pagos. Otra desventaja es que tiene un esquema débil de identificación en tanto que las referencias son opcionales y abiertas al usuario, estas desventajas se traducen en aumento en el número de acciones manuales que tiene que realizar el usuario.
    • Las transferencias interbancarias avanzadas tienen la enorme ventaja que es posible asignar una clabe personalizada a cada alumno, con esto la identificación de cada pago es completamente por sistema, adicionalmente, este tipo de servicio permite que la aplicación o descarga en el sistema de control escolar se realiza sin intervención del usuario y ocurre prácticamente en cuestión de segundos. Una desventaja puede ser que requiere que el usuario cuente con algún servicio de banca en línea. Pese a que tiene un costo por cada transferencia, éste es fijo no importando el monto del pago, en la mayoría de las ocasiones, su costo está por debajo de cualquier comisión.

En general, los medios de pago provistos por el colegio deben ser seguros, accesibles, automáticos y deben minimizar al máximo los fraudes y robos. Por otro lado, cabe notar que los medios electrónicos que ofrecen interconexión sistematizada ayudan también a los procesos de facturación porque se reducen los tiempos en la generación y envío de facturas hacia los tutores.

Ofrecer múltiples medios de pago ayudan al colegio a tener un mejor flujo de efectivo, a mejorar la cobranza y a recuperar la cartera vencida. Por otra parte, el nivel de servicio mejora mucho desde la perspectiva del tutor, ya que puede cubrir sus cuotas usando aquéllos medios que le resultan más accesibles y económicos.

El sistema integral del control escolar Interschool, cuenta con implementaciones para recibir pagos prácticamente desde cualquier medio o tecnología de cobros, incluyendo un sistema de caja para cobros en el colegio a través de efectivo, tarjeta y cheques. También incluye herramientas y servicios para la generación de clabes personalizadas así como la importación automática hacia los estados de cuenta del alumno. Por otra parte, tiene la capacidad de generar referencias bancarias o líneas de captura de cualquier banco y funcionalidad para la descarga de pagos bancarios y aplicación de los mismos.
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