Sistema administrativo escolar: Cobranza y control de recargos, descuentos y becas en colegiaturas e inscripciones

En general, un sistema administrativo escolar, en conjunto con los modelos de cobro, incluyen o contemplan algún tipo de recargo o cuota adicional que incrementa el importe base de los cargos, para aquéllos tutores o estudiantes que no pagan o cubre las cuotas en los vencimientos establecidos. De forma similar, en algunos casos también existen incentivos que proporciona el colegio que decrementan el importe base de los cargos; por ejemplo: control de pagos que se realizan anticipados o antes de las fechas de vencimiento. Normalmente esto se realiza a través de descuentos. Por otro lado, los colegios mantienen esquemas de becas que se aplican a los alumnos en forma de descuentos, estas becas pueden ser por varios conceptos y/o montos aplicables. Otros rubros por los cuales se pueden manejar importes reducidos o adicionales son el manejo de convenios individuales con los tutores o estudiantes, aplicación de descuentos de hermanos, alumnos provenientes de escuelas de referencia, condonación de cuotas y recargos. En todos estos casos, dichos importes pueden variar dependiendo de cada estudiante o familia, por ejemplo, se pueden aplicar becas o descuentos por importes netos, o bien, aplicando porcentajes a los montos base, de esta manera, cada estudiante con este tipo de aplicaciones puede tener un estado de cuenta heterogéneo con respecto al resto de estudiantes. Esto también aplica para el caso de los recargos, en donde dichos sobrecargos se pueden calcular con base en un porcentaje, o bien, importes netos.

Importancia de un Sistema administrativo escolar

En algunos esquemas de cobro de los colegios, es posible tener una mezcla o combinación de estos recargos y descuentos que determinan el monto a pagar con base en las fechas de pago y vencimiento. Aquí, es posible determinar una serie de recargos cuyo monto depende del día calendario de pago, por ejemplo, a partir del día 10 se calcula un recargo del 15%, después del día 20, un recargo del 20%, y así, sucesivamente. Este esquema se puede aplicar de forma similar para los descuentos, en donde, el monto o porcentaje del mismo varía en función del día o fecha de pago.

Otro tipo de recargos son los moratorios, éstos normalmente se aplican una vez pasado el periodo o mes del sobrecargo, por ejemplo, un cargo del mes de Septiembre puede empezar a generar aumentos moratorios a partir del mes de Octubre, estos pueden ser directos o acumulativos, usando fórmulas de interés simple y compuesto.

diversos medios de pago

En todos estos casos, dichos importes pueden variar dependiendo del alumno o familia en particular, por esta razón es muy importante que existan herramientas que calculen y determinen estos montos de forma automática y, más aún, dinámicamente.

El cálculo de estos recargos, descuentos y becas implica, teóricamente, la aplicación de ciertas fórmulas. Intuitivamente, dichos cálculos deben ser realizados de forma automática y dinámicamente, es decir, deben mostrarse de forma actualizada en cualquier momento, ya sea en la consulta de estado cuenta o al momento de registrar o aplicar pagos.

Para poder alcanzar toda esta funcionalidad es indispensable contar con una plataforma que incluya todas estas consideraciones, esto con el fin de gestionar de forma efectiva y eficaz el manejo de un sistema administrativo escolar. Esta plataforma debe ser completamente flexible y adaptarse totalmente al modelo de cobros del colegio.

La plataforma Interschool está dotada con potentes y confiables mecanismos para calcular de forma automática y dinámica estos importes, de esta manera podemos estar confiados de que en todo momento nos encontraremos con un control financiero controlado. Con esto, el padre o madre de familia puede conocer en todo momento el monto exacto de pago con respecto al día o fecha de aplicación. Con Interschool esta información está siempre disponible en todos los medios de acceso.

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