Control y tipos de becas escolares
Es un requerimiento de los colegios aplicar becas a algunos estudiantes durante los periodos escolares. Estas becas pueden responder a distintas razones, tipo y montos. Normalmente los tipos de becas escolares caen en internas y externas. Las primeras son aquéllas que ofrece la escuela directamente, el segundo tipo son generalmente establecidas por la autoridad de educación competente.
Tradicionalmente las becas son aplicadas a conceptos de colegiaturas e inscripciones, sin embargo, no se restringe únicamente a este tipo de cuotas. En general, las becas están definidas como un porcentaje aplicable al importe total de la cuota escolar o, en algunos casos, también puede ser un valor monetario fijo.
Pese a que el cálculo necesario para la aplicación de dichas becas puede ser sencillo, éste se puede convertir en una tarea ardua y que requiere un alto nivel de exactitud. Una errónea aplicación puede resultar en saldos incorrectos, donde se está cargando ya sea más o menos importe del correspondiente. En este mismo sentido, resulta complejo aplicar becas de forma masiva, ya que cada alumno puede tener aplicaciones de montos distintos, en conceptos diferentes y bajo diversos criterios. Otro punto a considerar, es el hecho de que en ciertos casos, el colegio recibe el listado de becas por aplicar meses después de iniciado el ciclo escolar. Durante este periodo es común que las cuotas sean aplicadas respondiendo al importe total de las mismas, en consecuencia, el pago de las cuotas corresponde a las cantidades netas. De este modo, la aplicación de las becas debe considerar pagos ya realizados, que por lo general resultan en saldos a favor del alumno, los cuales deben ser aplicados de forma consistente.
Tipos de becas escolares
Los tipos de becas escolares se pueden caracterizar por su tipo, descripción, importe o porcentaje y rangos de aplicación. El control de estas becas debe ser claro, transparente y exacto. Para lograr este alto nivel de requerimientos, es fundamental que el colegio implemente un sistema de administración escolar que controle todos los aspectos relacionados con la carga y ejecución de las becas.
Los usuarios de un sistema de aplicación de becas escolares deben contar con suficientes herramientas para determinar y aplicar dichas becas hacia los estudiantes, permitiendo una aplicación granular, es decir, el tipo e importe de beca puede variar de alumno a alumno. También es requerimiento que todos los cálculos involucrados se realicen de forma automática y con exactitud, y que puedan ser auditados en todo momento.
Adicionalmente, el área de finanzas debe poder acceder a reportes y estadísticas resultantes del proceso de aplicación de becas. Estos reportes deben reflejar información completa y confiable sobre el estado de dichas aplicaciones.
Aplicación de becas con plataforma de control escolar
Interschool ofrece un potente mecanismo para controlar la aplicación de becas a los estudiantes. Este mecanismo mantiene un catálogo de becas que permite clasificar el tipo de beca o descuento otorgado, permitiendo al final de la aplicación conocer los totales por cada tipo. Al mismo tiempo es posible determinar los montos y/o porcentajes de forma individual, así como su duración, fecha de inicio y término de la misma. Con esto, se obtienen montos de becas específicas para cada alumno. El alcance de este modelo de becas puede ser por ciclo, concepto de pago, periodo o mes de cargo. La aplicación de los tipos de becas escolares puede ser de forma individual, o bien, de forma masiva a través de archivos externos, e.g., archivos de Excel. De este modo, es posible aplicar becas a cientos o miles de alumnos en cuestión de minutos. Otra función adicional que brinda Interschool, es la posibilidad de arrastrar o copiar la configuración de becas de un ciclo a otro.
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