Sistema de Control y Administración Escolar
¿Por qué requiero una plataforma de control escolares y administración académica en mi colegio?
El fin último de las instituciones educativas es ayudar en el proceso de formación y enseñanza en la sociedad. En la práctica, estas tareas de enseñanza están acompañadas de un número importante de actividades, procesos y requerimientos que se dan fuera del aula. Estas actividades normalmente ocurren como acciones administrativas que buscan cumplir normas y procedimientos por la autoridad escolar; por ejemplo, acciones de registro de alumnos, calificaciones, promedios, estadísticas y emisión de formatos.
En este sentido, se vuelve fundamental contar con herramientas digitales que permitan sistematizar y automatizar dichos procesos, que al final del día permitan al colegio cumplir con todas esas normas y procedimientos, y al mismo tiempo, estar en posibilidad de medir el desempeño de forma cualitativa y cuantitativamente de los estudiantes. Más aún, este tipo de herramientas ofrecen funcionalidad que permiten tener un registro detallado de los resultados académicos tanto actuales como históricos de los estudiantes, así como ayudar en la gestión de grupos, materias y profesores.
En general, los modelos de control académico están fuertemente relacionados con el nivel educativo, por ejemplo, un nivel de educación básica puede tener requerimientos muy distintos a los de aquéllos propios de un nivel de educación profesional. Sin embargo, en la mayoría de los casos es necesario contar con al menos la siguiente funcionalidad:
Control de alumnos
Un sistema o plataforma de administración escolar debe proporcionar mecanismos para persistir los datos generales de los estudiantes, tutores y profesores.
Control de planes de estudio y materias
Debe mantener un registro detallado de los planes de estudio y
las materias asociadas, así como los aspectos de evaluación
específicos de cada plan. Es necesario que puedan co-existir
múltiples planes de estudio de forma simultánea.
Control de grupos
Mantener un registro de grupos por periodo con opción de
agregar/quitar materias, profesores y alumnos
Registro de calificaciones
Una de las funciones más importantes de un software de control escolar es el de proveer diferentes medios para la captura de las calificaciones y/o aspectos de evaluación. La plataforma debe ser capaz de almacenar, agrupar y agregar dichos registros hacia los alumnos, profesores, materias y grupos.
Reportes y estadísticas
Este aspecto es crucial para cualquier sistema de administración escolar, ya que la obtención de información permite al colegio y directivos conocer el estado actual e histórico sobre el desempeño académico de estudiantes y profesores.
¿Qué tipo de modelos o estructuras de calificación podemos encontrar?
Tradicionales. En este tipo de modelo se abstraen las materias de forma lineal, es decir todos los aspectos de evaluación están asociados de forma unitaria a la materia y al sistema de control escolar. Por ejemplo: la calificación registrada es directa de la materia y no depende de ningún otro aspecto o calificación.
Separación de habilidades. En estos modelos se utiliza el concepto de uno-a-muchos. Aquí la calificación de una materia es el resultado de alguna operación de agregación de una o más materias, en donde cada materia puede estar asociada a un profesor distinto o tener un modelo de evaluación completamente diferente del resto de las materias en la asociación.
Evaluación continua. Este modelo es similar a la separación de habilidades, a diferencia de los aspectos de evaluación, estos utilizan normalmente el mismo tipo de dato y agregación.
Multiperiodos. Similar a la separación de habilidades, pero en este caso cada aspecto es un periodo que se obtuvo de forma individual y posiblemente de forma recursiva.
¿Qué aspectos debo considerar al implementar una plataforma de servicios escolares y control académico?
- En general, la plataforma debe soportar el modelo académico del colegio, esto de forma transparente y sin incurrir en cambios de programación o esquema de datos. En particular, debe soportar estructuras de separación, agrupación y agregación de materias y aspectos de evaluación.
- Un software de control escolar debe soportar de forma dinámica el número de periodos de evaluación de acuerdo al modelo/nivel.
- El número y tipo de materias deben ser tratados de forma dinámica, ajustándose a cambios en planes de estudio y ciclos escolares.
- Todos los cálculos deben ser automáticos, en tiempo real y dinámicos, usando fórmulas o expresiones algebraicas.
- Debe existir un histórico individual de cada calificación o aspecto de evaluación obtenido.
¿Qué beneficios puedo obtener al implementar una plataforma de servicios escolares y control académico?
- La carga administrativa y operaciones manuales se reduce significativamente. El nivel de servicio hacia tutores, estudiantes y profesores mejora sustancialmente. La información se genera y consulta en tiempo-real tanto por estudiantes y tutores.
- Automatización de procesos de inscripción, altas y bajas.
- Emisión de documentos internos y oficiales de forma automática (e.g., boletas, certificados, cartas).
- Toma de decisiones informada basada en datos verídicos y en tiempo-real.
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